Proses Legalisasi Dokumen Kelulusan

Setelah mengeluarkan jerih payah yang luar biasa selama masa studi, maka tibalah teman-teman pada sebuah momen emas yang dinantikan, yaitu kelulusan. Saat kelulusan, maka kita sebagai graduated student akan menerima setidaknya dua dokumen penting, yaitu ijazah (1 lembar) dan transkrip nilai (10 lembar yang di-bundle dalam sebuah dokumen suplemen).

Ijazah akan kita terima langsung tepat ketika nilai dari mata kuliah terakhir (biasanya sidang tesis) dikeluarkan/diumumkan. Sedangkan dokumen suplemen akan kita terima paling cepat kira-kira seminggu setelah kelulusan.

Sekedar sharing pengalaman saja, maka yang saya lakukan terhadap kedua dokumen di atas adalah:

  1. Membuat salinan resmi (official copy) dari ijazah dan dokumen suplemen sebanyak 5 buah untuk masing-masing dokumen. Proses yang biasa kita sebut legalisir ini dapat dilakukan di Student Services (gedung Vrijhof lt 2) secara gratis. Namun, ada hal-hal yang perlu diperhatikan, seperti:
    1. Membuat salinan sebanyak jumlah yang kita perlukan sebelum mendatangi Student Service
    2. Menunjukkan dokumen asli kepada Student Service
    3. Menjelaskan tujuan membuat salinan resmi (jika ditanya)
  2. Melakukan  proses legalisasi ijazah, agar dokumen yang dikeluarkan oleh institusi di negara Belanda dapat diakui dan digunakan di negara di luar Belanda, terutama untuk di negara kita sendiri. Kenapa hanya ijazah, sedangkan transkrip tidak? Karena biaya legalisasi dokumen ini tidaklah murah. Biaya akan dirinci di setiap bagian / institusi sesuai dengan urutan pada penjelasan di bawah ini.
    1. Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Institusi ini merupakan perwakilan dari Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Belanda dan menjadi bagian pertama yang harus dikunjungi. Langkah-langkah yang harus dilakukan cukup sederhana dan dapat dilihat secara lengkap pada link berikut ini: http://www.duo.nl/particulieren/international-student/your-qualifications/legalization-of-your-dutch-educational-documents.asp . Pada dasarnya, kita hanya cukup email ke [email protected] dengan mengirimkan scan ijazah. Selang beberapa hari (atau bahkan di hari yang sama), kita akan menerima email konfirmasi yang menyatakan bahwa kita sudah dapat mendatangi mereka kapan saja sesuai dengan jadwal yang kita kehendaki selama hari kerja dari jam 10.00-16.00. Jangan lupa untuk print email konfirmasi tersebut ketika akan berkunjung ke DUO. DI email juga akan menyinggung masalah apostille. Nah untuk hal ini tidak diperlukan di Indonesia (Indonesia tidak termasuk dalam negara yang membutuhkan apostille).

Institusi DUO ini terletak di Kempkensberg 12, 9722 TB in Groningen. Kalau naik kereta, cari tujuan Groningen Europapark. Sesampainya di gedung tersebut, datangi resepsionis untuk mendapatkan nomor antrian. Lalu, tunggu di area loket yang sesuai nan nyaman, seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini. Ketika sampai giliran kita, tidak sampai 10 menit pelayanan per orang/ijazah. Biaya yang harus dibayar adalah 6 euro per ijazah, dan sebaiknya pembayaran menggunakan debit card. Selesai!! Cepat, mudah, dan nyaman!!

Setelah dari DUO, proses legalisasi selanjutnya dilakukan di Kementerian Luar Negeri Belanda, atau yang biasa disebut Minbuza. Institusi ini terletak di dekat Den Haag Centraal station. Dari stasiun, cukup jalan kaki ke arah Malieveld, lalu belok kanan sudah sampai di persimpangan. Tidak seperti DUO, kita tidak perlu mengirimkan email sebelumnya. Cukup datang langsung ke kantornya antara pukul 09.00-11.30 agar dokumen dapat dilegalisasi di hari yang sama. Setelah jam 11.30, dokumen baru dapat diambil keesokan harinya.

Sesampainya di gedung Minbuza, naik eskalator satu lantai saja untuk menuju loket pelayanan. Jangan lupa untuk mengambil nomor urut antrian. Ketika nomor kita muncul, segera datangi loket sebelah kiri (kalau tidak salah nomor 1 atau 2). Biaya yang harus dibayar adalah 10 euro per ijazah, dan sebaiknya pembayaran menggunakan debit card. Setelah itu tunggu sekitar 10 menit dan kita akan dipanggil (dengan suara) di loket nomor 3 (paling kanan) untuk mengambil ijazah yang telah dilegalisasi. Lagi-lagi, Cepat, mudah, dan nyaman!! Dan sambil menunggu kita bisa menikmati minuman hangat gratis di mesin yang tersedia.

Setelah dari Minbuza, kita bisa melakukan proses legalisasi selanjutnya di KBRI yang beralamat di Tobias Asserlaan 8 2517 KC, Den Haag. Dari Den Haag Centraal station, kita bisa naik bus nomor 24 jurusan Kijkduin dan turun di halte Banstraat. Dari situ, jalan ke arah jembatan dan setelah melewati gang kecil (setelah jembatan), belok kanan dan lihat bendera Indonesia, hehe.. Pelayanan dokumen dilakukan di lantai atas (karena lantai bawah khusus visa dan paspor saja). Ijazah yang dibawa langsung diserahkan ke loket dan verblijf kita juga akan difotokopi oleh petugas untuk kebutuhan data saja. Setelah itu, kita menunggu selama 1 jam sampai proses legalisasi selesai. Sambil menunggu, kita bisa memanfaatkan kantin KBRI di lantai bawah untuk minum teh dan kopi gratis. Tapi kalau mau makan siang harus bayar sekitar 6 euro. Setelah 1 jam, maka kita bisa mengambil ijazah yang telah dilegalisasi dan membayar 20 euro. Memang terdengar aneh, tapi pelayanan di KBRI merupakan pelayanan termahal dan terlama!! *Cuma bisa mengelus dada*

Tips perjalanan:

Proses legalisasi ini tidak dapat dilakukan pada hari yang sama, melainkan dua hari berurutan atau dua hari terpisah. Hal ini disebabkan perjalanan Groningen dan Den Haag yang cukup jauh plus dokumen harus disetorkan sebelum jam 11.30 di Minbuza.

Nah, berdasarkan pengalaman saya dan Anggasta, kita kombinasikan aktivitas ini dengan belanja oleh-oleh di Delft dan reuni dengan teman2 pada dua hari yang berurutan. Setelah dari Groningen, kita pergi ke Delft untuk belanja oleh-oleh Blue Ceramic di centrum Delft sore harinya. Lalu dilanjutkan dengan absen ke teman2 yang ada di Delft sambil makan malam. Setelah itu kita menginap di rumah teman di Den Haag agar bisa sampai di Minbuza pagi hari. Proses pelayanan di Minbuza yang cepat membuat kita dapat menyelesaikan seluruh proses legalisasi ini di KBRI tepat jam 12 siang.

Contributor (2012-2014):

Handika Prasetya Dwiyasni

Mohammad Anggasta Paramartha