Disclaimer: Artikel ini ditulis bulan Februari 2017, dan dibuat untuk melengkapi artikel sebelumnya. Mohon untuk selalu mengecek ulang prosedur dan persyaratan terbaru di website resmi instansi terkait (DUO, Minbuza, KBRI Den Haag, dan Kemenristekdikti). Penulis tidak bertanggung jawab apabila terdapat perubahan prosedur, persyaratan, atau biaya pengurusan. Also, long article alert!

Legalisasi dokumen akademik

Okay, jadi kamu sudah berhasil lulus dari salah satu perguruan tinggi di Enschede? Selamat! Berarti, sudah saatnya kamu menggunakan ijazah baru kamu untuk (misalnya) mencari pekerjaan, baik di Belanda, di Indonesia, maupun di negara lainnya.

Perlu diingat bahwa pada dasarnya, ijazah kamu tidak akan valid di luar Belanda apabila belum dilegalisasi. Memang, tidak semua employer mensyaratkan ijazah yang sudah dilegalisasi, tetapi pekerjaan tertentu (contoh umum: PNS) hanya menerima ijazah yang sudah dilegalisasi. Oleh karena itu, penting untuk mengurus legalisasi ijazah sebelum meninggalkan Belanda. Melalui artikel ini, saya akan berbagi bagaimana cara mengurus legalisasi ijazah di Belanda. Kasus saya adalah dokumen diterbitkan oleh University of Twente dan akan digunakan untuk mencari pekerjaan di Indonesia.

Perlu diingat bahwa transkrip/suplemen tidak wajib untuk dilegalisasi (CMIIW). Namun, jika kamu mau melegalisasi suplemen, boleh saja. Konsekuensinya adalah biaya pengurusan menjadi lebih mahal (karena biaya dihitung per halaman yang dilegalisasi).

Step 1: Kampus

Umumnya di UT, ijazah/diploma akan diterbitkan dan diberikan langsung setelah colloquium (atau pengumuman kelulusan mata kuliah terakhir kamu). Diploma akan langsung diberikan dalam Bahasa Inggris sehingga tidak perlu lagi diterjemahkan.

Hal pertama yang kamu harus lakukan adalah de-enrol, terutama jika kamu lulus di tengah-tengah tahun akademik. Request de-enrolment dapat dilakukan sebelum colloquium melalui Studielink. Jadi, kalau misalnya kamu sudah dipastikan colloquium tanggal 31 Januari, kamu harus mengajukan de-enrolment paling tidak sebelum tanggal 25 Januari. Kalau kamu tidak mengajukan de-enrolment tepat waktu, kampus akan menganggap kamu masih terdaftar sebagai mahasiswa dan akan menagih tuition fee untuk semester berikutnya!

Selain diploma, kampus juga akan menerbitkan dokumen suplemen berisi kira-kira 10 halaman. Suplemen ini berisi (terutama) data diri dan transkrip. Dokumen suplemen akan diterbitkan oleh BOZ 5-10 hari kerja setelah diploma diterbitkan. Suplemen umumnya dikirimkan ke alamat yang tercatat di Studielink, tetapi kita bisa juga meminta suplemen untuk dikirimkan ke alamat lain atau diambil ke kantor BOZ. Pengiriman suplemen bisa memakan sampai 5 hari kerja (total untuk keseluruhan bisa sampai 15 hari kerja!), jadi kalau waktu kamu tidak banyak, saya sarankan untuk meminta agar suplemen diambil di kantor BOZ saja.

Langkah kedua adalah membuat salinan (hard dan soft copy) diploma dan/atau suplemen. Soft copy nantinya akan disetorkan ke DUO di langkah berikutnya, sedangkan hard copy dilegalisir di Student Service Desk (Vrijhof lt. 2). Legalisir hard copy di Student Service Desk tidak dipungut biaya apapun dan tidak dibatasi jumlahnya (meskipun begitu, buat seperlunya saja ya). Jangan lupa untuk membawa dan menunjukkan dokumen aslinya ke petugas.

Bother these people for one last time (utwente.nl)

Step 2: DUO

DUO adalah instansi pertama yang perlu kita datangi. Langkahnya cukup sederhana, dan sudah dijelaskan di website mereka. Secara singkat:

  1. Upload soft copy diploma/transkrip ke Mijn DUO. Login ke Mijn DUO dengan akun Studielink kamu. Kamu memerlukan verifikasi dua langkah yang harus diaktifkan di website Studielink. Ini dapat memakan waktu paling tidak 5 hari kerja, jadi mohon dipersiapkan jauh-jauh hari, kalau bisa sebelum colloquium. Selain lewat Mijn DUO, kamu juga bisa mengirimkan soft copy ke email [email protected].
  2. Setelah beberapa hari kerja, kamu akan diundang via email oleh DUO untuk membawa dokumen kamu ke kantor mereka di Groningen (sekitar 5 menit jalan kaki dari stasiun Europapark, bisa juga naik bus sekitar 10 menit dari Groningen Centrum). Print undangan ini dan bawa bersama dokumen (asli) yang akan kamu legalisasi. Tidak perlu membuat janji, hanya perlu mengambil nomor antrian di resepsionis mereka saja. Tentunya kamu harus datang di jam kerja kantor mereka, ya. Biaya legalisasi 6 EUR per halaman dokumen, bisa dibayar tunai atau dengan PIN (saya sarankan bawa dua-duanya).

Pro tip: DUO sering membuka stand di berbagai job fair (umumnya di Jaarbeurs Utrecht atau Ahoy Rotterdam). Jika kebetulan job fair ini jadwalnya berdekatan dengan tanggal kamu mendapat undangan dari DUO dan lokasinya lebih dekat, saya sarankan kamu untuk ke stand DUO saja daripada harus jauh-jauh ke Groningen. Job fair ini juga biasanya dilaksanakan di akhir pekan, jadi kalian yang punya weekend vrij tidak perlu lagi beli tiket terpisah.

  1. Apostille dan non-apostille: Negara-negara yang sudah meratifikasi konvensi Apostille tidak memerlukan legalisasi dari Minbuza dan kedutaan besar/konsulat negara yang bersangkutan, hanya dari Court District setempat saja (untuk wilayah Twente lokasinya di Almelo). Biaya legalisasi 18 EUR per halaman dokumen.

Umumnya, negara-negara maju sudah tergabung dalam Apostille (kecuali Kanada dan Singapura, for some reasons). Indonesia juga belum termasuk negara Apostille, jadi kamu harus lanjut ke Minbuza untuk melegalisasi dokumen kamu.

Studi kasus: Misalkan kamu berencana mencari pekerjaan/lanjut studi ke Amerika Serikat, Kanada, atau Indonesia. Maka:

  1. Amerika Serikat (anggota Apostille), hanya perlu legalisasi di DUO dan District Court.
  2. Kanada (bukan anggota Apostille), perlu legalisasi di DUO, Minbuza, dan Kedutaan Besar/Konsulat Kanada (tidak harus di Belanda)
  3. Indonesia (bukan anggota Apostille), perlu legalisasi di DUO, Minbuza, dan KBRI Den Haag.

Maka, untuk kasus ini, kamu harus mendapatkan legalisasi dari DUO, District Court Almelo, Minbuza, KBRI, dan Kedutaan Besar Kanada.

Gedung DUO (reddit.com)

Contoh bukti legalisasi dari DUO (duo.nl)

Step 3: Minbuza

Minbuza (Kementerian Luar Negeri Belanda) berkedudukan di Den Haag, sekitar 5 menit jalan kaki dari stasiun Den Haag Centraal. Proses legalisasi di Minbuza lebih mudah karena tidak perlu upload dokumen. Cukup datang, ambil nomor antrian, serahkan dokumen yang ingin dilegalisasi, bayar 10 EUR per dokumen (lebih baik dengan PIN), dan beres.

Dokumen yang masuk sebelum jam 11.30 dapat diambil segera, sedangkan dokumen yang masuk setelahnya hanya baru dapat diambil di hari kerja berikutnya. Waktu tunggu hanya sekitar 10-20 menit dan ada mesin kopi gratis pula!

Saran saya jika kamu datang dari Enschede: menginap semalam sebelumnya di Den Haag, Delft, Rotterdam, atau Leiden, lalu datang ke Minbuza jam 9 pagi. Dengan demikian kamu bisa langsung ke KBRI (atau kedutaan negara non-apostille lainnya) di hari yang sama.

Step 4: KBRI

Legalisasi di KBRI Den Haag dilaksanakan di lantai 2 (bidang kekonsuleran). Ini pun tidak perlu mengirim email terlebih dahulu ataupun membuat janji. Proses memakan waktu sekitar sejam, untungnya sekarang biaya legalisasi sudah ditiadakan! (Alhamdulillah, dulu soalnya harus bayar 20 EUR per dokumen). Disarankan untuk sudah di KBRI sebelum jam 11 siang.

Protip: Jika kamu perlu mengurus surat keterangan pulang habis, saat di KBRI ini kamu bisa sekalian mengambil surat keterangan pulang habis. More on that later.

Step 5: Kemenristekdikti (di Jakarta)

Setelah kamu pulang ke Indonesia, kamu dapat mengajukan pembuatan SK penyetaraan ijazah ke Kemenristekdikti. Kamu harus membuat akun, mengisi borang/formulir, dan datang ke lokasi DUA KALI (untuk verifikasi dokumen dan mengambil SK). Untuk lengkapnya, sila cek di situs Kemenristekdikti yang sudah saya berikan di atas. Biaya Rp. 10.000,- per dokumen dan materai Rp. 6000,- per dokumen. Proses memakan waktu 1-7 hari kerja setelah verifikasi dokumen selesai. Jadi, untuk kamu yang tidak tinggal di Jakarta atau susah cuti, plan your trip accordingly ya (atau minta bantuan jasa legalisasi). Kalau kamu sudah menyelesaikan tahap ini, everything is done!

Persiapan pulang

“Segala urusan legalisasi dokumen di Belanda sudah selesai, berarti aku bisa langsung pulang dong!” That is where you’re wrong, kiddo. Ada beberapa hal yang harus dipastikan/diurus sebelum kamu bisa pulang ke Indonesia. Beberapa hal tersebut bersifat optional, tapi banyak juga yang sifatnya wajib. Jika kamu tidak menyelesaikan hal-hal yang wajib kamu urus selama kamu masih di Belanda, kamu dapat dikenai sanksi baik denda atau sanksi legal!

Step 1: De-registrasi/uitschrijven dari Gemeente (WAJIB)

Proses ini cukup mudah. Datang ke Gemeente tempat kamu tinggal (utamakan buat janji terlebih dahulu via e-loket Gemeente atau telepon) dan sebutkan maksud kita (de-registrasi sebagai penduduk). De-registrasi hanya bisa dilakukan paling cepat 5 hari kerja sebelum tanggal kepulangan.

Saya sarankan untuk “memilih” tanggal efektif de-registrasi sehari setelah tanggal kita meninggalkan Belanda. Jadi, jika kita pulang tangga 19 Februari, mintalah agar de-registrasi kita efektif per tanggal 20 Februari, dan buat janji ke Gemeente untuk tanggal 15 Februari.

Di Gemeente, kamu perlu membawa paspor dan verblijf kamu. Setelah selesai, mereka akan memberikan Salinan formulir de-registrasi. Kamu bisa juga menyetorkan verblijf kamu di sini dan mereka akan membantu mengembalikan verblijf kamu ke IND.

Step 2: Menutup semua rekening (WAJIB)

Saat kamu tinggal di Belanda, kemungkinan kamu akan berlangganan banyak sekali rekening dan abonemen. Beberapa contoh yang umum antara lain bank, kartu kredit, travel product (contohnya weekend vrij atau dal voordeel), dan mobile/internet. Umumnya, yang harus kamu lakukan adalah menghubungi customer service dari perusahaan terkait. Saya sarankan untuk mengurus penutupan berbagai rekening ini dua bulan sebelum (perkiraan) tanggal pulang.

  1. Housing. Terutama untuk mereka yang tinggal di housing yang dikelola De Veste, kamu harus mengajukan pemutusan kontrak paling lambat sebulan sebelum tanggal kontrak berakhir efektif. Kamu juga harus membuat janji untuk pre- dan final inspection. Kalau kamu tinggal di akomodasi furnished, pastikan bahwa semua fasilitas yang disediakan De Veste berfungsi dengan baik. Kalau kamu tinggal di akomodasi unfurnished, pastikan kamu bisa mengosongkan kamar/apartemen (termasuk gorden dan flooring!) sebelum pre-inspection, atau pastikan kamu bisa menjual/menghibahkan isi apartemen ke tenant

Kalau pihak De Veste menganggap ada perlu ada perbaikan atau pembersihan, mereka akan membayar perbaikan atau pembersihan tersebut dari deposit. Kalau deposit tidak cukup untuk menutup biaya-biaya tersebut, mereka akan mengirim invoice yang harus kamu bayar! Deposit (kalau tidak habis dipotong biaya perbaikan) dan/atau insentif energy saving akan dikembalikan De Veste beberapa minggu setelah kita memutus kontrak housing, dan seharusnya bisa ditransfer ke rekening Indonesia kamu.

  1. Biasanya international office akan mengatur durasi asuransi sesuai masa studi. Kalau kamu berhasil menyelesaikan studi lebih cepat dari perkiraan, kamu bisa hubungi international office untuk memperpendek durasi asuransi kamu. Sebaliknya, jika kamu pulang setelah asuransi kamu habis, kamu harus mengajukan aplikasi baru (sendiri) ke penyedia jasa asuransi. Saya sarankan agar tanggal habis asuransi diatur satu hari setelah tanggal rencana kedatangan kita di Indonesia, supaya kalau ada hal-hal yang tidak diinginkan di perjalanan, kamu masih bisa klaim. Jangan lupa untuk membayar premi asuransi di muka, kalau kamu mengatur asuransi sendiri.
  2. Saya dulu nasabah ABN AMRO. Kita hanya perlu datang ke kantor cabang (bisa di Enschede atau di Schiphol), bilang ingin menutup rekening. Jangan lupa membawa paspor dan verblijf (kalau belum dikembalikan ke IND). Kalau perlu kamu bisa meminta dokumen yang menyatakan bahwa rekening bank kamu sudah ditutup. Usahakan agar rekening kamu kosong sama sekali saat ditutup, atau transfer sisanya ke rekening teman. Jika rekening tidak kosong, saldonya akan hangus sama sekali. Saat rekening kamu sudah ditutup, tentunya kamu tidak bisa lagi menggunakan debit card atau e-dentifier kamu, jadi sediakan uang tunai pecahan kecil untuk transaksi sehari-hari, ya. Kartu bisa kamu hancurkan atau simpan. E-dentifier bisa kamu simpan, berikan ke orang lain, atau buang di recycling bin (khusus elektronik, ada di Media Markt).
  3. Kartu kredit. Untuk kartu kredit yang diterbitkan bank, kamu harus menelpon bagian customer service bank yang bersangkutan. Untuk kartu kredit prabayar seperti Skrill, kartu dan akun bisa kamu tutup melalui website.
  4. Travel product. Hubungi NS/penyedia travel product untuk membatalkan semua abonemen. Kalau kamu membatalkan sebelum tanggal habis kontrak, ada kemungkinan kamu harus membayar sisa biaya bulanan dan denda administratif. Setelah pihak customer service mengkonfirmasi pembatalan abonemen kamu, kamu harus memfinalisasi pembatalan di mesin tiket NS terdekat. Jika OV-chipkaart kamu masih ada saldonya, uangnya bisa kamu tarik kembali di loket pelayanan OV chipkaart terdekat. Jika saldo kurang dari 20 EUR (CMIIW), maka saldo akan dikembalikan tunai, sedangkan jika saldo lebih dari 20 EUR, kamu harus mengisi form dan saldo akan ditransfer ke bank setelah 5 hari kerja. Saldo yang dikembalikan akan dipotong biaya administrasi sebesar 1 EUR. Kartu anonymous bisa dijual kembali, sedangkan kartu personal bisa dibatalkan atau disimpan (siapa tahu nanti ke Belanda lagi).
  5. Telepon/internet. Jika kamu berlangganan kontrak/pascabayar, kamu harus menelpon customer service penyedia layanan untuk membatalkannya, terutama jika kamu membatalkan sebelum tanggal habis kontrak. Seperti halnya pembatalan travel product, kemungkinan akan ada denda dan kamu harus membayar sisa kontrak.

Step 3: Mengembalikan verblijf/residence permit (WAJIB)

Kalau kamu pulang untuk seterusnya, kamu wajib mengembalikan residence permit. Hal ini dapat dilakukan dengan datang langsung ke loket IND (misalnya di Zwolle) atau via pos. Jika kamu mengirim via pos, pastikan kamu “rusak” dulu kartunya. Bisa dengan dilubangi atau dipotong sedikit (tapi jangan sampai terpotong menjadi dua bagian!).

N.B: Pihak Gemeente Enschede menyarankan agar verblijf kamu kembalikan lewat Koninklijke Marechaussée (Polisi Milite

r/ Border and Immigration Control) saat kamu pulang melalui Schiphol. Tapi, pihak Marechausée di Schiphol malah menyarankan saya untuk mengembalikan langsung ke IND. Jadi, kembalikan langsung ke IND saja, ya.

Marechausée di Schiphol (Wikipedia.org)

Step 4: Lapor diri pulang (WAJIB)

KBRI mensyaratkan kita untuk lapor diri pulang jika memang kita kembali ke Indonesia for good. Ini dapat dilakukan di KBRI dengan membawa surat de-registration dari Gemeente, atau bisa juga melalui aplikasi online Aldita. Saya pribadi lapor diri menggunakan Aldita.

Menu khusus untuk lapor diri pulang! (Indonesia.nl)

Mengirim barang-barang pribadi ke Indonesia dengan ekspedisi (OPTIONAL)

Terkadang, kita punya banyak sekali barang pribadi yang sayang kalau dibuang/dijual, sedangkan bagasi pesawat biasanya terbatas dan biaya extra luggage cukup mahal! Solusinya adalah mengirimkan barang-barang tersebut melalui jasa ekspedisi laut.

Ada beberapa jasa ekspedisi laut spesialis pengiriman barang ke Indonesia. Saya pribadi memilih Prioritas Logistics (Amstelveen, NL) karena pada saat itu ada promo free pick-up dan bonus Indomie goreng dan Teh Botol pula! (LOL so random). Selain ini, saya sempat mempertimbangkan vendor lain seperti Holindo, Indoturka, dan Pulangkampung.eu. Total saya membayar 90 EUR untuk mengirim barang sebanyak 300 L (80 kg) dari Enschede sampai Bandung. Di vendor lain, umumnya saya harus membayar 120-150 EUR untuk jumlah barang yang sama.

Untuk ketentuan packing serta aturan mengenai barang-barang apa saja yang boleh dikirim, sila cek masing-masing vendor. Umumnya, kamu bisa mengepak barang di kardus yang biasa dijual di Gamma, Kuantum, atau IKEA. Saya sih pakai kardus pisang, nyolong minta dari supermarket, hehe. Dengan ekspedisi laut, umumnya barang akan sampai di Indonesia 2 bulan setelah kontainer berangkat dari Belanda (bukan dari tanggal kita menyetorkan barang ke pihak ekspedisi!).

Contoh kemasan barang pindahan (PPI Göttingen)

Jika kamu mengirim cukup banyak barang, atau mengirim barang yang “lumayan ada harganya”, saya sarankan kamu mengurus surat keterangan pulang habis dari KBRI. Selengkapnya dapat dilihat di sini. Aturan umum dari Bea Cukai Indonesia adalah jika kamu membawa barang pribadi dari luar negeri dengan harga melebihi 250 USD (tidak termasuk barang yang kamu bawa sejak meninggalkan Indonesia), kamu wajib membayar bea masuk. Dengan adanya surat keterangan pulang habis ini, pihak KBRI memvalidasi bahwa kamu akan menggunakan barang-barang tersebut untuk kepentingan pribadi, dan dengan demikian kamu berhak dibebaskan dari bea masuk.

Surat keterangan pulang habis bisa diambil sendiri atau diwakilkan (biasanya ke staf vendor ekspedisi). Kalau memang ingin diambil sendiri, saya sarankan agar diatur sedemikian rupa agar surat keterangan bisa diambil saat kamu melegalisasi ijazah (loketnya sama).

TL;DR LEGALISATION

H+… (days) 0 1 n-4 n-3 n-2 n-1 n
What to do Get the diploma and its supplement. Copy and legalise them at Vrijhof Send the soft copy to DUO. Wait until they invite you. Cancel all your accounts and contracts. De-register from the municipality. Print DUO’s invitation letter Go to DUO, district court (if applicable), go to Den Haag afterwards Go to Minbuza and KBRI Return your residence permit Fly home. Report your departure to KBRI
Where Enschede Enschede Enschede Groningen Den Haag Zwolle Schiphol

 

Demikian artikel ini saya tulis. Mudah-mudahan bermanfaat bagi kalian. Apabila ada yang kurang atau terlewat saya mohon maaf, bahkan saya tantang kamu untuk membuat artikel tandingan yang lebih akurat dan lengkap, hehe. Cheers and see you in Indonesia.

 

Deden Noor Rachman